Archive Services and Knowledge Solutions 

Unternehmen benötigen ein Unternehmensarchiv, um Unterlagen, Bilder, Filme, Objekte und damit wichtiges Unternehmenswissen dauerhaft zu sichern und nutzbar zu machen. Ohne klare Strukturen gehen solche Informationen und damit Wissen über die Zeit verloren. Ein Unternehmensarchiv ist Ansprechpartner zu allen Fragen rund um die eigene Unternehmensgeschichte, liefert Inhalte für Kommunikation, Vertrieb und Marketing, schafft Rechtssicherheit (Verträge, Patente, Protokolle) und erleichtert den Zugriff auf historische Daten, etwa für Forschung und Entwicklung.

Ohne ein professionelles Archivmanagement können wertvolle Informationen verloren gehen: Dokumente werden gelöscht, Bildbestände verschwinden, Wissen verlässt mit ausscheidenden Mitarbeitenden das Unternehmen. Besonders kritische Momente sind beispielsweise Umzüge, Fusionen, Generationenwechsel und die Einführung neuer IT-Systeme. Ohne Verantwortlichkeiten und Archivstrukturen droht der unwiederbringliche Verlust an Daten. Professionelles Archivmanagement sichert Wissen, reduziert Suchaufwände und verbessert die Nachvollziehbarkeit von Entwicklungen.

Corporate Archives spielen für die Aufarbeitung und Nutzung von Corporate Heritage die zentrale Rolle. Sie sichern historische Unternehmensinformationen langfristig, machen sie auffindbar und ermöglichen eine fundierte Nutzung für History Research, History Communication und History Marketing. Ohne Unternehmensarchive fehlt der Zugriff auf das Markenerbe.

Der Aufbau eines professionellen Unternehmensarchivs beginnt mit einer fundierten Beratung und Abstimmung zur strategischen und operativen Ausrichtung des Archivs (Sammlungskonzept, Zielgruppen, Nutzungsszenarien). Eine Bestandsaufnahme des vorhandenen historischen Materials schließt sich daran an. Nach dem Aufbau einer geeigneten baulichen (Archivdepot) und technischen Infrastruktur (Datenbank) werden Unterlagen, Bilder, Filme, Objekte nach archivfachlichen Standards erfasst und konservatorisch bearbeitet. Egal, ob sie physisch, hybrid oder digital vorliegen. Anschließend können Nutzer:innen über geeignete Systeme und Schnittstellen einfach und komfortabel recherchieren. Unser Ziel: ein nutzerzentriertes und nutzenorientiertes Archiv, welches Ihnen echten operativen Mehrwert für die Gegenwart und die Zukunft bietet.

Künstliche Intelligenz kann helfen, Erschließungsarbeit zu beschleunigen, Bestände noch effizienter zu nutzen und Informationen zielgerichteter in Wissen zu verwandeln.

Mit den passenden Tools lassen sich digitale und digitalisierte Materialien effizienter klassifizieren, beschreiben und verschlagworten. Die Suche ist nicht mehr nur schlagwortbasiert („Fahrrad“, „rot“), sondern kann in natürlicher Sprache ausgeführt  werden („Zeige mir alle Fotos mit roten Fahrrädern“). Die Aufgaben des Archivs verschieben sich: Weniger gleichförmige, manuelle Tätigkeiten, hin zum Erstellen, Vernetzen und Überprüfen von Arbeitsprozessen, Workflows und Tools. Am Ende bleibt der Mensch zentral („human in the loop“): Er/Sie sichert die Qualität des Dateninputs, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungsschritte und sorgt somit für das korrekte Ergebnis.

Die Digitalisierung eines Unternehmensarchivs nimmt an Bedeutung zu. Um Bestände mithilfe von Software und KI besser zu erschließen und zu recherchieren, müssen Unterlagen digital vorliegen. Daher ist das Scannen und die Digitalisierung von Unterlagen, Fotos, Videos und Objekten eine Hauptaufgabe. Wichtig zu wissen ist, wer das Archiv wie nutzt: Nur so können relevante Bestände identifiziert werden, die für eine Digitalisierung und Weiterverarbeitung (Texterkennung) in Frage kommen. Hier gilt es einen optimalen Weg zwischen Aufwand und Nutzen zu erzielen. 

Eine zweite Säule ist die Langzeitarchivierung (DLZA) von bereits ursprünglich digitalen Unterlagen („born digitals“). Diese lösen die traditionellen Papierunterlagen zunehmend ab. Word/Excel und Powerpoint statt Leitz-Ordner und Ringmappe. Um diese Daten effizient zu archivieren, sind intelligente, möglichst automatisierte Abgabeprozesse, Bewertungen und Übernahmen in geeignete technische Systeme unabdingbar. Wie auch traditionelles Papier müssen diese Daten so aufbereitet werden, dass sie dauerhaft und losgelöst von sich verändernden Hard- und Software-Umgebungen gespeichert, zugänglich, lesbar und unveränderbar bleiben. 

Der Bedarf an geprüftem, verlässlichem Wissen im eigenen Unternehmen steigt. Ressourcen und Kapazitäten für den Aufbau eines professionellen Archivs sind jedoch oft begrenzt oder nicht vorhanden. Wir verstehen uns daher als Berater und Partner im Aufbau und Aufsetzen geeigneter Archivstrukturen – immer mit dem Ziel, das Archiv dauerhaft organisatorisch im Unternehmen zu verankern. Wir von birke und partner sind überzeugt, dass ein Archiv langfristig durch Fachpersonal vor Ort im Unternehmen betreut und geführt gehört. So bleiben institutionelles Wissen, schneller Zugriff, Datenschutz und der strategische Wert des Unternehmenswissens gesichert. Zeitlich begrenzt übernehmen wir selbstverständlich alle Kernaufgaben: vom Konzept über die Implementierung bis hin zur Umsetzung von Bestandssichtungen, Aufbau geeigneter Infrastrukturen, Übernahmen, Erschließungen, Digitalisierungen, Recherchen. 

Archive, die nutzenorientiert und nutzerzentriert arbeiten, generieren echten Mehrwert für das laufende Geschäft. Erschlossene und digital recherchierbare Bestände ermöglichen es, jederzeit auf historische Dokumente, Fotos, Filme, Produktgeschichten und persönliche Erinnerungen zuzugreifen. Ein stetiger Fundus für Social-Media-Beiträge, interne Kommunikationsmaßnahmen, Content Marketing, Jubiläumspublikationen, Ausstellungen und Imagefilme.