Schutzschild Archiv: Wenn Vergangenheit Zukunft sichert
Das Tagesgeschäft ist schnelllebig. Platz, Zeit und Ressourcen für ein Archiv fehlen und Altes scheint verzichtbar – also wird spätestens beim Umzug in neue Räumlichkeiten aussortiert und entsorgt. Oder auch ohne Umzug einfach nur entsorgt. Dabei gehen meist nicht nur Erinnerungen verloren, sondern oft auch wertvolle Belege und Chancen für die Zukunft. Wer seine Geschichte wegwirft, verzichtet auf Wissen und Sicherheiten.
Archive unterscheiden nicht nur zwischen „aufbewahrungswürdig“ und Entsorgungsfällen. Sie leisten auch einen relevanten Beitrag zur Verortung in der Gegenwart und bieten Orientierung für die Zukunft. Ein professionell geführtes Archiv ist deshalb eine Investition in Wissen, Sicherheit und eine fundierte Unternehmensidentität.
Das beschützende Archiv: Belege gewähren Sicherheit
Im geordneten Archiv findet man Quellen zur eigenen Geschichte. Archivalien können handfeste Beweise liefern, strategische und rechtliche Sicherheit schaffen – Schutz bieten. Ein gut sortiertes Archiv, das analoge wie digitale „Erbstücke“ bereithält und zügig verfügbar macht, schützt vor Imageschäden und rechtlichen Unsicherheiten, es liefert Fakten und Belege für Krisenkommunikation.
Beispiele gefällig?
- Markenschutz: Im Original erhaltene und datierbare historische Kataloge, Verpackungen und Werbemittel aus dem Archiv können die frühe Nutzung einer Marke belegen, die womöglich erst später geschützt wurde.
- Rechtsstreitigkeiten: Dokumentierte Unternehmensentscheidungen helfen in juristischen Auseinandersetzungen. Das Archiv macht sie schnell zugänglich.
- Krisenkommunikation: Aufbereitete Fakten ermöglichen eine sachliche Auseinandersetzung auch mit kritischen Themen der Unternehmensgeschichte – beispielsweise mit der Rolle in der NS-Zeit, Umweltschäden oder Qualitätsmängel.
Wer historische Quellen im Archiv erforscht, kann kritischen Diskussionen standhalten und ruhigen Gewissens fundiert kommunizieren. Nachprüfbarkeit schafft Sicherheit, Transparenz und Klarheit. Das betrifft die Verifizierung und Einordnung von Erfolgen und großen Erzählungen ebenso wie Tiefpunkte und Kapitel, die einem heutigen Werturteil zuwider sind. Deshalb muss man genau hinsehen und Klarheit in der Sache schaffen. Hinsehen und Verstehen beginnen dabei im Archiv.
Das bewahrende Archiv: Grundlage für die Nutzbarkeit
Damit das Archiv seine Schutzfunktion ausüben kann, muss es strukturiert und zugänglich sein. Die Durchsuchbarkeit des Archivguts – meist über eine Archivdatenbank – ist ausschlaggebend: Niemand nutzt ein Archiv, in dem man nichts findet oder zu lange suchen muss, und das selbst nicht weiß, welchen Daseinszweck es hat.
Zentrale Kriterien für das bewahrende Archiv sind:
- Sortieren und konservieren: Akten, Fotos, Filme, Produkte, aber auch digitale Daten müssen sinnvoll geordnet, richtig verpackt und unter optimalen Bedingungen im Archiv gelagert werden, um lange erhalten zu bleiben.
- Auffindbar machen: Archivierte Dokumente werden systematisch in einer Archivdatenbank verzeichnet und verschlagwortet. Besonders relevante oder oft genutzte Dokumente werden digitalisiert und sind damit schnell zugänglich.
- Gezielt sammeln: Nicht alles wird aufbewahrt – durchdachtes Archivieren bedeutet auch, nach klaren Kriterien auszuwählen und nicht-benötigtes fachgerecht zu entsorgen.
Ein professionell geführtes Archiv macht Informationen schnell und gezielt verfügbar und schafft somit einen echten Mehrwert. Es sichert nicht nur die Vergangenheit, sondern auch die Zukunft des Unternehmens – unter anderem, indem es Geschichten erzählt.
